Politique d’envoi EDiCS

EDiCS s’attache à assurer la délivrabilité de vos e-mails pour ne pas risquer de voir vos futurs envois signalés comme spam auprès de vos destinataires.

Nous souhaitons donc sensibiliser nos utilisateurs sur les bonnes pratiques et les règles à respecter afin de ne risquer aucun blocage de vos envois. Le respect de ces règles vise à améliorer et maintenir notre réputation d’expéditeur d’emails auprès des opérateurs, et donc le bon acheminement de vos emails jusqu’à leurs destinataires.

Les indicateurs identifiés ci-dessous sont un bon reflet du respect de la « qualité des envois » par l’émetteur. L’envoi d’emails « non-sollicités » entraînera inévitablement la dégradation de ces indicateurs.

*Les paramètres des limites acceptables d’envois peuvent être mis à jour sans préavis.

Définition :

• Bounces – Pour le courrier traditionnel, lorsqu’un pli ne peut pas être déposé à l’adresse d’un destinataire, il est retourné à l’expéditeur. De manière similaire, les emails déclarés « bounces » sont retournés à l’expéditeur lorsque l’adresse email du destinataire est incorrecte ou inactive.
• Désabonnements – Destinataires qui mettent fin à leur abonnement, car ils ne désirent plus recevoir de communication. De nombreuses raisons expliquent que les clients puissent vouloir se désabonner : certains ne sont plus intéressés par le contenu que vous publiez, d’autres ont une boîte de réception surchargée d’emails différents, et d’autres encore attendaient un contenu différent de celui que vous leur adressez.
• Blocages – Emails qui restent sur les serveurs à cause d’une erreur permanente. Il s’agit d’adresses email qui ont renvoyé des emails auparavant car elles n’existent plus ou qui ont signalé votre message en tant que spam. Cela inclut également toutes les adresses email d’où des plaintes de destinataires ont été émises ou qui ont été détectées comme spam.
• Plaintes pour Spam – Nombre de destinataires qui ont signalé votre email comme spam.
• Détections « Spamtrap » – Après une certaine période d’inactivité, les fournisseurs de messagerie utilisent les adresses email pour en faire des « spamtrap » qui détectent les auteurs de mails utilisant des listes obsolètes ou achetées à des sociétés tierces.
• Plainte pour utilisation injustifiée – Lorsqu’un destinataire signale un émetteur comme lui ayant envoyé un message sans son accord opt-in.

Ci-dessous les recommandations à respecter pour optimiser votre délivrabilité, éviter toute limitation du taux d’envoi d’emails ou la suspension de la fonctionnalité « Campagne ».

1 – Tous les indicateurs d’envoi doivent rester sous les seuils fixés

Entretenir et mettre à jour régulièrement votre liste de contacts est l’assurance d’échanger avec un public intéressé et dont les adresses email sont actives. Bien que ce critère puisse varier selon les entreprises, un client est identifié comme intéressé lorsqu’il a ouvert ou cliqué sur un email dans les 3 à 6 derniers mois. Entretenir une liste de clients qui lisent régulièrement vos contenus et s’intéressent à vos messages réduira le nombre de vos emails marqués comme « bounce » ou bloqués. Même si la suppression d’adresses email inactives ou incorrectes raccourcira votre liste de contacts, elle augmentera considérablement votre délivrabilité à long terme. D’autres consignes à garder en tête sont : donner à l’email un objet qui en reflète le contenu réel et éviter les termes promotionnels ou des mots associés aux spams.

2 – L’achat ou l’envoi à des listes de contacts tierces sont interdits

L’envoi d’emails à des listes de contacts achetées, échangées ou louées à des entreprises tierces qui ne vous citent pas explicitement pénalisera votre délivrabilité et est strictement interdit. Les adresses email utilisées devraient toujours être des adresses dont le titulaire a explicitement choisi de recevoir des communications de votre part. L’utilisation de listes achetées, louées ou récupérées auprès d’une société tierce est prohibée par la loi dans la plupart des pays, et est absolument interdite par EDiCS.

3 – Les emails ne peuvent être envoyés qu’à des destinataires ayant explicitement autorisé leur réception (sauf emails transactionnels)

Tous les contacts de votre liste doivent avoir accepté de manière claire et explicite de recevoir vos communications et vous devez être à tout moment en mesure d’en apporter la preuve. Cette permission doit être donnée via un système d’accord simple (opt-in) ou double (double opt-in) qui décrit clairement le sujet de l’abonnement sur un formulaire en ligne ou hors ligne contenant une case à cocher. Cette case ne doit pas être cochée par défaut. Le consentement à l’envoi d’email doit toujours être donné indépendamment du traitement possible pour d’autres finalités.

4 – Vous devez pouvoir apporter la preuve de consentement de vos destinataires en cas de plainte

A tout moment, vous devez être capable de fournir les informations à propos des adresses email à qui vous avez envoyé vos emails, et notamment :

Quand et comment cette adresse email a-t-elle été récupérée :

• Date et heure
• Inscription à une newsletter
• Relation pré-existante avec le destinataire
• Autre

Dans le cas d’inscriptions en ligne :

• URL du site où l’adresse a été collectée
• Adresse IP utilisée par le propriétaire de l’adresse email
• Le type d’opt-in utilisé (simple, confirmation, double opt-in)
• En cas de double opt-in : date et heure de la confirmation

Existe-t-il une déclaration explicite de consentement ou d’acceptation pour l’adresse email ? (peut être fourni sous forme de capture d’écran) :

• Texte de la déclaration
• Est-ce que l’utilisateur a la possibilité de donner son consentement explicitement et séparément ?

S’il n’y a pas d’opt-in évident, mais qu’une relation préalable existait avec le destinataire :

• Nature de la relation (ex : signature d’un contrat, achat de service ou produit)
• Comment le client a été informé lors de l’obtention de l’adresse email (quel message lui a été transmis l’informant que l’adresse email pourrait être utilisée à des fins marketing et qu’il pourrait se désabonner à tout moment)

Notez que nous vous demanderons votre totale coopération dans ces types de cas afin de ne pas risquer de sanctions en cas d’impossibilité de fournir des preuves d’agrément légal de leurs destinataires à la suite de plaintes.

5 – Un lien de désabonnement doit figurer dans chaque email marketing

Tous les emails marketing doivent comporter un lien clair et concis permettant aux destinataires de se désabonner et ainsi ne plus recevoir aucune communication future de votre part. Ce lien doit être facile à reconnaître, à lire et à comprendre par tous. De votre côté, le désabonnement doit être effectif immédiatement, et aucun email ne doit plus être envoyé à ce destinataire à compter de la demande de désabonnement.

Les emails transactionnels et de confirmation comme les bons de commande, les factures, les réinitialisations de mot de passe, les confirmations de création de compte, etc., n’ont pas besoin de comporter de lien de désabonnement.

6 – Le nom et le statut de l’envoyeur doivent clairement être indiqués dans chaque email

Les champs « De », « À » et « Répondre à » doivent identifier clairement et précisément le nom du domaine de l’expéditeur et son adresse email.

Les domaines des adresses « De » et « Répondre à » doivent être identiques.

7 – Seules des informations légales et légitimes peuvent être envoyées

EDiCS ne participe pas à la diffusion d’emails qui contiennent, promeuvent, référencent ou redirigent vers des activités illicites, illégales, calomnieuses ou diffamatoires. Le même principe s’applique à la violence à l’égard d’un individu ou d’un groupe, et à tout élément allant à l’encontre des droits de l’homme en général.

De plus, et sauf garanties sérieuses données par l’émetteur appréciées souverainement, EDiCS refuse en principe de travailler avec des expéditeurs qui promeuvent les activités et produits suivants, qu’ils soient ou non légalement autorisés selon la réglementation, notamment, mais non exclusivement : jeux de hasard, pornographie ou activité sexuellement explicite, armes et explosifs, tabac et produits liés au tabac, médicaments, politique, piratage, vente d’actions de type « penny stocks », forex, crypto-monnaie et conseils boursiers, prêts sur salaire, clairvoyance, vente de prospects et marketing d’affiliation, chirurgie, offres d’entrepreneuriat ou d’emploi à domicile, et promotions immobilières. De manière générale, aucune information ou aucun contenu considéré de manière souveraine par EDiCS comme inadapté ou nuisant à la réputation d’EDiCS, de ses affiliés, partenaires, clients ou utilisateurs ne doit figurer dans vos emails.