Vous vous préparez à changer d’ERP, de CRM, de TMS ou à faire évoluer vos outils actuels. Pour garantir une bonne relation commerciale et répondre aux contraintes légales liées à vos échanges contractuels (facturation, ADV, …), il est essentiel de s’assurer que vos outils pourront gérer les données de vos destinataires. L’important étant de disposer des bonnes coordonnées et des informations à jour.
On estime que la qualité d’un fichier clients baisse de près de 30% en un an en raison des réorganisations et des changements d’effectifs, nous l’évoquions dans cet article. C’est pourquoi il est indispensable d’actualiser régulièrement son fichier clients / fournisseurs.
Dans le cas d’échanges dématérialisés il vous faudra pouvoir gérer les informations des différents acteurs de votre relation commerciale :
- Acheteur (Buyer)
- Facturé (Invoice recipient)
- Livré (Ship to)
- Payeur (Payer)
- Bénéficiaire (Payee)
Pour identifier les différents acteurs d’une transaction commerciale, l’organisme GS1 (Global Standards 1) a créé un standard international d’identification des entreprises : le GLN (Global Location Number), sorte de code-barres articulé selon des règles bien précises et dénommé « code lieu-fonction » en France.
Plusieurs informations sont associées au GLN, dont le nom de l’entreprise, le numéro SIREN, la localisation et l’adresse physique, le téléphone, l’e-mail, des contacts, les données de facturation, etc.
En tant qu’émetteur, il est fortement recommandé de disposer d’un code GLN pour vos relations BtoB.
Il permet notamment de pouvoir mettre en place une communication EDI avec vos interlocuteurs commerciaux.
Lors des échanges dématérialisés, l’utilisation des codes GTIN (anciennement EAN), est recommandée. Cela permet d’avoir une même référence tout au long des processus de la commande à la facturation et de supply-chain.
EDiCS vous apporte son expertise dans ce domaine, n’hésitez pas à nous contacter.
