Il n’y a actuellement aucune évolution prévue au niveau national pour l’archivage électronique. Cependant, sur le plan européen, le règlement eIDAS subira une refonte visant à prendre en compte l’archivage numérique dans son ensemble, au-delà des signatures électroniques qualifiées. L’archivage électronique demeure une pratique encadrée par la loi pour préserver les entreprises et les acteurs impliqués.
Il n’y a aucune obligation spécifique en matière de dispositifs techniques pour l’archivage électronique. Cependant, quelle que soit la solution utilisée, il est essentiel de pouvoir prouver la lisibilité, l’intégrité et la pérennité du document en cas de besoin administratif ou juridique.
Les durées légales d’archivage varient selon les types de documents, mais voici quelques exemples :
Factures : 10 ans à compter de la date de la transaction.
Comptabilité (FEC) : Au moins 6 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Fiches de paie (électroniques) : 50 ans de disponibilité.
Contrats de travail : 5 ans après la fin du contrat.
Les quatre étapes essentielles de l’archivage électronique sont :
Collecte: Identifier, sélectionner et collecter les documents électroniques à archiver.
Indexation: Indexer les documents à partir de leurs métadonnées pour faciliter leur classification et leur recherche.
Stockage: Garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des documents archivés.
Accès et consultation: Permettre aux utilisateurs d’accéder aux documents archivés en fonction des autorisations définies.
Pour préserver la valeur probatoire des documents, suivez ces cinq axes clés :
Intégrité: Utilisez des dispositifs de prise d’empreintes du document et effectuez des vérifications périodiques pour éviter les modifications.
Confidentialité: Mettez en place des moyens techniques et des engagements contractuels pour empêcher l’accès non autorisé aux documents.
Pérennité: Conservez les documents et leurs métadonnées conformément à la législation.
Disponibilité: Assurez un accès 24h/24, 7j/7 aux documents archivés.
Date certaine: Utilisez une date attribuée automatiquement par le Tiers Archiveur, basée sur deux sources de temps différentes, pour éviter toute modification ultérieure par l’entreprise.
La valeur probante est essentielle pour garantir l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité des documents archivés, car les documents numériques peuvent être facilement modifiés, ce qui peut entraîner des risques de fraude ou de falsification.
Un SAE est une plateforme informatique conçue pour conserver, communiquer et restituer des archives électroniques. Contrairement à un simple gestionnaire de fichiers, il garantit la pérennité, l’intégrité et la disponibilité des documents pour assurer leur valeur probante.
La réforme impose de nouvelles mentions obligatoires sur les factures électroniques, notamment les informations d’en-tête telles que le numéro SIREN, le numéro de TVA, la mention de la catégorie de l’opération, le total hors taxe et le montant de la taxe, la date de livraison du bien/service, la date de l’acompte versé, ainsi que des détails spécifiques sur la ligne de facturation tels que les mentions d’escompte et l’adresse de livraison ou de réalisation du service.
Plusieurs acteurs sont impliqués, notamment la DSI (Direction des Systèmes d’Information), les équipes dédiées à la comptabilité fournisseurs, à la comptabilité clients, les acheteurs, les fiscalistes, etc. La réforme impactera l’ensemble du flux Source-to-Pay et le cycle Order-to-Cash.
Cette réforme vise à renforcer la compétitivité et la productivité des entreprises en réduisant les délais de paiement et la charge administrative, à lutter contre la fraude à la TVA, à mieux piloter l’activité des entreprises, et à simplifier les déclarations de TVA. Elle concerne les échanges entre les entreprises françaises assujetties à la TVA.
Les entreprises peuvent commencer par examiner leurs processus de facturation actuels, évaluer leur capacité à gérer des factures électroniques conformes et entrer en contact avec un fournisseur de solution de dématérialisation des factures. Des formations en interne sont également recommandées pour sensibiliser les équipes aux implications légales et fiscales de la réforme.
Le report de la facturation électronique vise à donner aux entreprises plus de temps pour se préparer à cette réforme majeure. Certaines grandes entreprises ont encore du chemin à faire pour se conformer aux nouvelles exigences.
La facturation électronique, également appelée e-invoicing, s’applique à toutes les transactions d’achat et de vente de produits et/ou de services effectuées entre des entreprises françaises assujetties à la TVA, lorsque ces transactions sont de nature nationale. Il convient de noter que cette pratique sera rendue obligatoire à partir de 2026.
Bien que la mise en œuvre de l’EDI puisse sembler complexe, les avancées technologiques ont rendu le processus plus accessible et convivial. En travaillant avec un fournisseur d’EDI expérimenté comme EDiCS, les entreprises peuvent surmonter les défis potentiels et tirer pleinement parti des avantages de l’EDI.
À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront obligatoirement recevoir les factures au format électronique si leur fournisseur (grandes entreprises) est tenu d’émettre des factures dans ce format. En optant pour l’EDI, les entreprises peuvent se conformer à cette obligation en facilitant la réception, le traitement et l’archivage des factures électroniques.
Oui, l’EDI offre un niveau de sécurité élevé. Les protocoles de communication utilisés, tels que AS2 et FTPS (File Transfer Protocol Secure), garantissent que les données sont transmises de manière sécurisée. De plus, EDiCS, certifiée ISO 27001, met en œuvre des mesures de sécurité robustes pour protéger les données contre les accès non autorisés.
L’EDI est l’acronyme d’Échange de Données Informatisé, une technologie qui permet aux entreprises d’échanger des informations commerciales de manière automatisée et électronique. Au lieu d’utiliser des documents papier, l’EDI utilise des formats de données normalisés comme EDIFACT, XML ou ANSI X12 pour permettre aux systèmes informatiques des entreprises de comprendre et de traiter les données échangées. L’EDI fonctionne en utilisant des traducteurs pour convertir les données dans un format standardisé et en utilisant des protocoles de communication pour transmettre ces données de manière sécurisée entre les entreprises.
Oui, l’EDI peut être intégré aux plateformes de commerce électronique. Cela permet une synchronisation automatique des données entre les systèmes de gestion des stocks, les systèmes de traitement des commandes et les plateformes de commerce électronique, ce qui simplifie la gestion des ventes en ligne.
L’EDI peut bénéficier à tout type d’entreprise, qu’elle soit petite, moyenne ou grande. Toute entreprise qui échange régulièrement des informations commerciales avec ses partenaires peut tirer parti de l’automatisation et de la standardisation offertes par l’EDI.
La durée de mise en œuvre de l’EDI peut varier en fonction de la taille et de la complexité de l’entreprise. Cela peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois. Il est important de prévoir suffisamment de temps pour la planification, la configuration et les tests afin d’assurer une mise en œuvre réussie.
