Plusieurs façons d’envoyer vos recommandés
Que vous soyez une grande ou une petite entreprise, gérer l’envoi de vos recommandés peut demander toute une organisation, surtout lorsque vous avez une longue liste de destinataires.
Les envois manuels
La méthode la plus traditionnelle pour envoyer vos recommandés, c’est de rédiger vos coupons à la main. Lorsque l’on doit traiter des recommandés très ponctuellement et en petit nombre, ce n’est pas trop contraignant, mais ça peut vite devenir chronophage et vous faire perdre en efficacité. Sans oublier qu’une simple erreur peut vous obliger à changer de coupon et donc de numéro de recommandé à rappeler sur votre courrier.
L’impression de liasses
Un peu plus simple et rapide que la préparation manuelle de vos coupons, il vous est possible d’en réaliser l’impression sur des liasses, par publipostage par exemple, à l’aide de gabarits déjà prêts. Il vous suffit ensuite de faire correspondre vos liasses avec vos courriers et de les coller. Toutefois, réalisée à la main, cette tâche peut être source d’erreurs.
La lettre recommandée Premium
La lettre recommandée Premium simplifie vos envois de recommandés tout en conservant leur valeur légale.
Lorsque vous nous confiez vos courriers, nous les imprimons avec le numéro du recommandé sous forme de code barre au-dessus du pavé d’adresse. Le bureau de distribution de la Poste se charge d’imprimer le coupon et d’y associer votre courrier lors de sa distribution.
L’avantage principal de cette solution étant d’assurer un suivi quotidien de vos courriers via l’interface de notre plateforme. Nous traçons chaque étape de votre courrier : prise en charge, présentation, distribution et retour à l’expéditeur. Malgré tout, cela implique tout de même de gérer manuellement les accusés de réception qui peuvent revenir directement à l’expéditeur ou être numérisés sur notre plateforme.
La Lettre Recommandée Electronique eIDAS
La LRE eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services / Services d’Authentification et de confiance pour l’IDentification Électronique ) est la méthode optimale pour simplifier vos envois de courriers recommandés et vous faire gagner un temps précieux. Initialement réservée aux envois contractuels, la LRE est utilisable pour tous types d’envoi, depuis le 1er janvier 2019. 100% en ligne, cette solution offre les mêmes garanties et la même valeur légale qu’un recommandé papier.
Côté expéditeur
Pour cela, l’expéditeur est identifié à l’aide d’une clé ou un certificat unique afin d’assurer sa légitimité. Il devra aussi s’assurer du consentement de ses destinataires s’il s’agit de particuliers (OPT-IN), ce qui ne sera pas nécessaire en cas d’envoi à des professionnels.
Côté destinataire
Pour réceptionner son recommandé, le destinataire a la possibilité de s’identifier de différentes manières : soit à l’aide d’un code unique généré par un notaire à la demande de l’expéditeur et communiqué par celui-ci. Soit une clé d’authentification ou un certificat, très utiles lorsque le destinataire reçoit régulièrement des recommandés. Et enfin, l’identification à distance par webcam et carte d’identité, le destinataire n’ayant alors besoin que d’un ordinateur ou d’un smartphone muni d’une webcam. Cette dernière option peut s’avérer très pratique pour les destinataires particuliers et/ou occasionnels.
Les avantages de la LRE eIDAS
Économie
L’envoi d’un courrier recommandé papier occasionne des coûts substantiels : outre le tarif de base en plus du poids du courrier, la nécessité éventuelle d’un avis de réception et le choix de l’indemnisation (R1, R2, R3) en cas d’incident d’acheminement, il faut bien sûr prendre en compte l’achat des fournitures (enveloppe, papier) et les coûts d’impression et de mise sous pli. En version électronique, les coûts sont plus avantageux, calculés selon le nombre et le poids des pièces-jointes et la durée d’archivage.
Efficacité
La gestion de vos recommandés en ligne vous permet de ne consacrer que quelques minutes à vos envois. Tout se fait via la même interface : le dépôt du courrier et de ses pièces-jointes, l’envoi, le suivi et l’accès aux preuves de dépôt et de réception.
Sécurité et force probante
Avec l’horodatage et la certification du contenu lors de chaque envoi ainsi que les preuves de dépôts et de réception disponibles en ligne, la LRE offre une valeur probante supérieure à celle des courriers papier. Il n’est alors plus possible de contester le contenu du courrier et de ses pièces-jointes ou sa réception. La confidentialité des plis est assurée par la vérification de l’identité du destinataire. Il est alors impossible que le courrier soit remis à une tierce personne.