La numérisation et la dématérialisation sont étroitement liées mais bien distinctes. Voici quelques explications pour vous y retrouver.
La numérisation permet d’obtenir une copie numérique d’un document (image).
Des outils OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) peuvent extraire et transférer le contenu d’un document papier, microfiche, microfilm, etc. vers un fichier de données.
Certains outils spécifiques permettent de créer directement une version modifiable du document.
Une opération de vidéo-codage (analyse visuelle et saisie) réalisée par un opérateur peut être nécessaire dans le cas d’une lecture incomplète par les outils informatiques.
La numérisation présente plusieurs avantages :
- les données principales d’un document sont exploitables rapidement et de manière automatisée,
- le document indexé est accessible à tout moment et peut être partagé facilement au sein d’une organisation,
- l’archivage des documents est optimisé et les besoins d’espace de stockage physique sont réduits en détruisant les originaux (copie fidèle, norme NF Z 42-013),
- la numérisation permet de conserver et pérenniser le document en écartant le risque de détérioration physique (dégradation, effacement, etc.).
Parole de nos experts
Les opérations de numérisation visent à produire un document électronique fidèle à l’image du document original. Les étapes sont :
- la préparation : suppression des agrafes, dépliage,
- la numérisation avec une résolution et un mode colorimétrique adaptés,
- le traitement des images : redressement, suppression du fond, compression,
- l’OCR, ou reconnaissance de caractères, qui permet de faire des recherches textuelles dans le document,
- la LAD, ou Lecture Automatique de Documents, qui extrait certaines données structurées, dans le cas des factures, bons de commande …
- la RAD, ou Reconnaissance Automatique de Documents, qui classifie les documents, tels les courriers, réclamations …
- la création du fichier électronique : PDF, TIF, JPG.
L’ensemble de ces opérations est réalisé à l’aide de scanners haute volumétrie et de logiciels dédiés à la numérisation.
La norme NF Z42-026 encadre les attendus de la copie numérique fidèle et en énumère les étapes clés :
- contractualisation d’une Convention de numérisation NF Z42-026
- qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation
- documentation du dispositif de qualification retenu dans la CdN
- collecte des documents à numériser,
- contrôle à réception et préparation des lots,
- numérisation et contrôle qualité,
- traitements post numérisation (ex : amélioration des images numérisées, indexation avec ou sans LAD)
- opération de production de métadonnées
- contrôles et constitution des livrables numériques avec fourniture des copies fidèles et des éléments de traçabilité et d’intégrité associés,
- traitements des anomalies
- livraison des livrables numériques par l’OP
- contrôles et validation des livrables par le DO
- éventuelle destruction définitive du papier.
La dématérialisation permet de traiter entièrement électroniquement des données ou documents, notamment dans le cadre de la relation commerciale : factures, contrats, bulletins de paie, supports administratifs, courriers, etc. Ils peuvent circuler en interne et à l’externe dans les échanges avec les administrations, clients et fournisseurs.
Bien que pouvant être complémentaire avec la numérisation, la dématérialisation ne nécessite pas de support papier à l’origine. Les données peuvent être uniquement numériques du début à la fin des processus de traitement et d’échange.
Les avantages de la dématérialisation sont nombreux :
- exploite la totalité des informations contenues dans un document,
- simplifie les échanges de données et leur intégration,
- assure la traçabilité des informations et le suivi des modifications pour contrôler leur intégrité,
- réduit les coûts (impression, envoi, stockage, archivage),
- facilite la recherche et la consultation des documents.
