Le coffre-fort numérique fait partie intégrante du Système d’Archivage Électronique (SAE), qui permet de conserver des données tout en assurant leur intégrité, empêchant leur modification ou destruction pendant la durée de leur archivage.
Les données contenues dans ce coffre-fort numérique sont consultables en lecture seule par les utilisateurs autorisés uniquement.
Le SAE doit respecter 5 exigences pour répondre aux obligations légales et contractuelles de conservation des documents :
Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données.
Le système empêche toute modification ou altération des documents.
Toutes les activités relatives aux données sont enregistrées (connexion, consultation, modification, etc.).
Le système garantit l’accessibilité des données dans le temps. La lisibilité repose sur les formats standards (ISO 19005).
La réversibilité vise à permettre une réinternalisation par l’entreprise ou une reprise par un tiers.
L’un des principaux avantages de cette solution est le gain de place. Les entreprises n’ont plus à conserver et stocker leurs documents papier, que ce soit dans leurs propres locaux ou chez un prestataire d’archivage. Les capacités de stockage numérique sont également bien plus importantes.
Il offre un gain de temps et une simplification du traitement des données, d’accès, de partage et de consultation. Il diminue aussi les risques d’erreurs d’archivage ou de perte de documents.
Le SAE permet aussi de réduire les coûts, notamment ceux liés à l’impression, la reproduction, l’envoi, le classement, le stockage ainsi que la destruction des documents papier. Les coûts immobiliers liés à l’archivage physique sont également significativement réduits (location, taxes, énergie, etc.).
Il présente enfin l’avantage d’assurer la sécurité et la confidentialité des données en conformité avec la réglementation en vigueur, notamment le RGPD.
L’archivage électronique à valeur probante garantit que les documents conservés ne sont ni modifiables ni supprimables, hors demande officielle.
L’archivage par SAE assure leur protection et préserve leur valeur probatoire : ils peuvent servir de preuve lors d’un contrôle administratif, et sont assurés de n’avoir subi aucune altération.
La législation européenne soumet les documents de gestion de l’entreprise à des obligations d’archivage. Ils ne sont légalement admissibles, en cas de contrôle administratif ou de procédures contentieuses, que s’ils sont archivés dans des conditions garantissant le maintien de leur intégrité. Il est donc nécessaire de veiller à ce qu’ils ne puissent pas être modifiés, volontairement ou accidentellement, pendant toute la période couverte par les obligations de conservation.
Plusieurs types de documents sont soumis à des exigences légales de durée de conservation, parmi lesquels ont trouve :
Documents de gestion du personnel :
- Bulletins de salaire : 5 ans
- Contrats de travail : 5 ans
Documents comptables :
- Factures clients / fournisseur : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
- Bons de commande, bons de livraison / réception : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
L’ensemble des documents soumis aux délais de conservation légaux est listé sur le site du Service Public.
Toutes les entreprises sont concernées par l’obligation d’archivage légal.
Quelle que soit leur taille, les durées de conservation s’appliquent aux mêmes documents pour toutes les entreprises.
Afin de vous permettre de respecter les exigences légales en matière de conservation de vos données professionnelles, EDiCS vous propose des prestation d’archivage légal et de stockage sécurisé pour vos factures, bulletins de salaires, bons de commande, bons de livraison, …
EDiCS a établi un partenariat avec CDC Arkhineo, filiale de la Caisse des Dépôts, pour gérer les coffres-forts (SAE) de ses clients. Ce partenariat nous permet de garantir une haute fiabilité et disponibilité des documents et d’assurer le principe de réversibilité indispensable à tout contrat de service.
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