Rédiger vos adresses : les bonnes pratiques

Même si les entreprises s’engagent toujours plus dans la transformation numérique et dans la dématérialisation des documents, encore 30% des flux qui nous sont confiés sont expédiés par envoi postal.

Que ce soit du numérique ou des envois papier, notre priorité est d’assurer la délivrabilité des documents de nos clients. Voici donc quelques conseils pour rédiger vos adresses.

De la qualité des adresses et de leur présentation dépend également le tarif d’affranchissement !

Pour vos envois vers l’international, les règles de rédaction des adresses varient d’un pays à l’autre.

Par exemple, le code postal peut être indiqué avant ou après la localité (début ou fin de la ligne 6) selon le pays.

Dans tous les cas, le nom du pays destinataire doit être indiqué sur la dernière ligne de l’adresse, en majuscules, et de préférence dans la langue du pays d’expédition. Il peut également être écrit dans l’une des trois langues officielles du CEN (Comité Européen de Normalisation), que sont le français, l’anglais et l’allemand.

Nous vous conseillons d’utiliser les polices de caractères Arial ou Helvetica en 10. La norme postale autorise de 9 à 12.

Si vous utilisez des enveloppes avec fenêtres, elles nécessitent que vous rédigiez l’adresse du destinataire à la bonne place sur votre lettre, c’est-à-dire, dans un cadre de 3,3 cm de haut sur 8,5 cm de large. Celui-ci se situe respectivement à 5,5 cm du bord supérieur de votre feuille et à 11 cm du bord gauche.

Cette position permet d’ajouter un code barre pour les courriers expédiés en recommandé.

Pour faciliter le positionnement de l’adresse, sur un document Word, insérez une zone de texte dont vous définirez la position comme suit dans « Autres options de disposition » :

Votre zone de texte doit être définie au-dessus du corps de votre document et vous pouvez également l’ancrer pour vous assurer que celle-ci ne se déplace pas pendant la rédaction de votre document.

Pour éviter de pré-imprimer vos enveloppes avec l’adresse de l’expéditeur, il est possible d’utiliser des enveloppes double-fenêtre.

Pour fixer les dimensions de la zone de texte et éviter que celui-ci ne déborde du cadre de l’enveloppe, il suffit de faire un clic-droit sur le cadre de la zone, sélectionner « Format de la forme » puis l’onglet « Zone de texte » et décocher l’option « Ajuster la forme au texte ».

La zone conservera ainsi sa taille, et vous permettra d’ajuster le texte de manière à ce qu’il respecte les limites de la fenêtre de l’enveloppe.

3 grands formats principaux :

Les feuilles standard utilisées sont au format A4 80g/m². Leur poids est de 5g.