Qu’est-ce qu’un Système d’Archivage Électronique (SAE) ?
Un Système d’Archivage Électronique (SAE) a pour objectif de permettre la conservation, la communication et la restitution d’archives grâce à une plate-forme informatique. Contrairement à un gestionnaire de fichiers, le SAE assure la pérennité, l’intégrité et la disponibilité des documents, ce qui lui permet de garantir leur valeur probante.
En effet, un document numérique peut facilement être modifié, ce qui peut entraîner des risques de fraude ou de falsification. C’est pourquoi la législation impose le principe de l’archivage à valeur probante, qui vise à garantir l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité des documents archivés. Le SAE est ainsi un outil essentiel pour la gestion de l’information et la gouvernance numérique des organisations.
Préserver la valeur probatoire des documents numériques archivés : Les 5 axes clés.
Intégrité : Garantir l’intégrité d’un document électronique depuis son dépôt dans le SAE, en utilisant des dispositifs de prise d’empreintes du document et en effectuant des vérifications périodiques de ces empreintes pour assurer qu’aucune modification n’a été apportée.
Confidentialité : Mise en œuvre de moyens techniques et d’engagements contractuels permettant de garantir que les documents ne puissent être accessibles à des tiers non autorisés.
Pérennité : Préserver le document et ses métadonnées pendant une durée définie conformément à la législation.
Disponibilité : Mettre en place des moyens garantissant l’accès au service 24h/24, 7j/7, pour la consultation des documents.
Date certaine : Une date attribuée automatiquement par le tiers archiveur, à partir de deux sources de temps différentes, qui ne peut être modifiée par l’entreprise.
Les 4 étapes essentielles de l’archivage électronique
- Collecte : Cette étape consiste à identifier, sélectionner et collecter les documents électroniques à archiver à partir de sources internes ou externes à l’organisation. Cela peut inclure la collecte de documents provenant de différents systèmes d’informations.
- Indexation : Une fois que les documents sont collectés, ils sont indexés à partir de leurs métadonnées, transmises ou extraites pour faciliter leur classification, leur recherche et leur récupération ultérieure. Les métadonnées permettent de décrire les caractéristiques importantes des documents. Elles seront utilisées tout au long du cycle de vie du document.
- Stockage : Il doit garantir la préservation des documents, en assurant leur intégrité, leur confidentialité et leur disponibilité.
- Accès et consultation : Une fois que les documents sont archivés, il est possible de les consulter et de les récupérer en fonction des autorisations d’accès définies.
Il est important de noter que ces étapes peuvent être adaptées en fonction des besoins et des exigences spécifiques de chaque organisation.Une gestion appropriée des documents, des politiques de sécurité et de confidentialité, ainsi qu’une planification et une mise en œuvre soigneuses sont essentielles pour assurer un archivage électronique efficace et conforme aux normes en vigueur.
| SAE | GED | |
|---|---|---|
| Engagements sur la disponibilité du service | ✅ | ✅ |
| Confiance, confidentialité | ✅ | ❌ |
| Garantie d’intégrité | ✅ | ❌ |
| Date certaine | ✅ | ❌ |
| Exploitation à long terme, pérennité | ✅ | ❌ |
| Validité de la preuve | ✅ | ❌ |
| Migration des médias | ✅ | ❌ |
| SAE | STOCKAGE | |
|---|---|---|
| Conservation de données afin de faire face à des obligations légales/réglementaires | ✅ | ✅ |
| Indexation automatique selon des critères métier | ✅ | ❌ |
| Garantie d’intégrité (empreintes, scellement) | ✅ | ❌ |
| Date certaine | ✅ | ❌ |
| Confidentialité | ✅ | ❌ |
| Validité de la preuve | ✅ | ❌ |
| Localisation des données | ✅ | ❌ |
Les durées légales d’archivage en France :
La durée légale d’archivage varie selon les types de documents. En général, les entreprises sont tenues de conserver certains documents pendant une période minimale pour se conformer aux exigences légales. Voici quelques exemples :
- Factures : les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de la transaction.
- Comptabilité : les FEC (Fichiers d’écritures comptables) doivent être conservés pendant au moins 6 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.
- Fiches de paie Pour les bulletins de salaire électronique, l’employeur doit garantir la disponibilité du bulletin de paie du salarié pendant 50 ans.
- Contrats de travail : les contrats de travail doivent être conservés pendant 5 ans après la fin du contrat.
Que nous impose l’administration aujourd’hui ?
Grâce à un principe de non-discrimination technologique, il n’existe aucune obligation en matière de dispositifs techniques pour les processus d’archivage électronique. De ce fait, la loi n’impose pas aux entreprises d’utiliser une solution plus qu’une autre pour procéder à l’archivage de vos documents d’entreprise.Toutefois, quel que soit l’outil utilisé (Système d’Archivage Électronique (SAE), coffre-fort électronique, etc…), il faut être en mesure de prouver la lisibilité, l’intégrité et la pérennité du document. L’ensemble de ces éléments pourra ensuite être utilisé devant une administration ou en justice, notamment en cas de litige.
Et demain ?
À ce jour, aucune évolution n’est à prévoir dans le cadre de l’archivage électronique sur un plan national.Sur un plan européen, le règlement eIDAS, doit faire l’objet d’une refonte. Cette dernière a pour objectif de prendre en compte l’archivage numérique des documents dans son intégralité, et non plus uniquement les signatures électroniques qualifiées.L’archivage électronique est une pratique qui est encadrée par la loi, dans le but de préserver les entreprises et les différents acteurs qui la font fonctionner.
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