Une solution économique
Le concept de la dématérialisation constitue aujourd’hui un réel enjeu économique pour les sociétés. Les frais liés aux impressions, à l’acheminement et à l’archivage des documents sont importants. Ainsi le facteur économique est la principale raison du choix de la dématérialisation par les entreprises.Au-delà des coûts liés au matériel, la dématérialisation permet de fluidifier et sécuriser les processus administratifs. Cette fluidité offre un gain de temps en favorisant productivité et performance.
Et lorsque l’on y pense, les économies sont impressionnantes :
En fourniture : ramettes de papier, cartouche d’encre et entretien de l’imprimante. Mais aussi, enveloppes, frais postaux et matériel d’archivage.
En productivité : temps passé à l’impression, à la mise sous pli, au dépôt poste ou à la préparation du bordereau pour le facteur. Et aussi à l’archivage et au désarchivage, tri, classement et rangement.
En fiabilité : les erreurs, comme l’insertion de deux documents dans une même enveloppe ou un mauvais classement sont évitées. La perte de temps liée à la compréhension et la résolution de ces erreurs participe aussi au gain de temps et à la fiabilité.Les quelques études menées sur le sujet s’accordent à dire :
- Que l’envoi d’un document contractuel type facture coûte de 10€ à 14€ (contre 3€ à 4€ pour un courrier dématérialisé)
- Qu’une entreprise consacre entre 5% à 15% de son CA aux frais liés à l’envoi de courrier
Une solution écologique
La prise de conscience écologique de ces dernières années est également un moteur dans la dématérialisation. Sans parler du défi zéro papier, il est indispensable pour chaque entreprise de réduire au maximum son empreinte écologique.
La dématérialisation devient une démarche responsable. Sans compter que son développement est probablement synonyme d’anticipation au regard d’éventuelles lois qui pourraient, dans le futur, pénaliser la consommation excessive de papier.
Une solution d’actualité
Avec la période de confinement que nous venons de vivre et le champ du télétravail qui s’étend, la dématérialisation apparaît comme la solution idéale. Pas besoin des documents restés au bureau lorsque tout est disponible par ordinateur.
L’envoi des factures, des bulletins de salaire, des relances comptable, des courriers classiques, des formulaires type bulletins de participation… peut ainsi se faire de chez soi !
Autre avantage, un délai d’acheminement très court comparé aux délais des envois postaux.
Une solution encouragée par la loi
Plusieurs lois ont permis à la dématérialisation de prendre sa place au sein des entreprises :
- La loi de mars 2000 qui prévoit qu’un document électronique « est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier » si l’expéditeur peut être clairement identifié.
- La loi Macron du 6 août 2015 qui impose depuis cette année, l’usage de la facture électronique pour les prestations fournies à l’Etat, aux collectivités territoriales et autres établissements publics et l’obligation d’accepter les factures électroniques reçues par d’autres entreprises privées .
- Le décret n°2016-1673 de décembre 2016 qui permet d’affirmer qu’une copie numérique est fiable.Ces publications mettent en avant une volonté de l’état français de diriger les entreprises vers la dématérialisation.
D’autres décrets sont en attente, notamment sur les sujets de l’identité numérique, du coffre-fort numérique et du recommandé électronique.
S’engager dans la dématérialisation
Passer par des processus automatisés permet de s’engager dans la dématérialisation.EDiCS propose une solution clef en main via une interface sécurisée et personnalisée.
Une plateforme qui permet de gérer et consulter en quelques clics les documents dématérialisés avec une traçabilité complète de la vie du document.
Sa conception permet de garantir une confidentialité totale pour les acteurs internes ou externes ayant accès aux documents.
Pour en savoir plus n’hésitez pas à nous contacterEDiCS est certifiée ISO 27001
