Émettre une facture lors d’une vente ou d’une prestation de service est obligatoire. Nous connaissons le format papier mais qu’en est-il du format électronique ?
Une facture électronique est une facture émise et reçue sous sa forme dématérialisée.
En émettre une, uniquement dans ce format, est désormais autorisé sous condition d’un accord explicite de son destinataire. Toutefois, l’authenticité de son origine, sa lisibilité et son intégrité doivent être garantis soit :
- par une signature électronique (avec certificat électronique qualifié).
- par un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple.
- par une piste d’audit fiable : la mise en place d’un circuit entre la facture et la livraison et/ou la prestation de service. Circuit sécurisé, fiable et traçable qui comprend l’accord du client.
Attention cependant à compléter cet envoi dématérialisé par un archivage fiable.
En effet, un document électronique a valeur légale, sous réserve d’être conservé dans des conditions de nature à en garantir son intégrité. Un Système d’Archivage Electronique (SAE) certifié permet un tel archivage légal.
A savoir :
- L’émetteur d’une facture dématérialisée doit pouvoir apporter la preuve de sa réception.
- Le contenu de la facture doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’un format papier.
- Délivrer une facture est obligatoire dès lors que le montant de la prestation ou de la vente dépasse 25 € TTC.
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